VERSION 9.11.20 – CHANGEMENTS SPÉCIFIQUES À M2 : GESTION DOCUMENTAIRE

Processus de révision et d’approbation. Amélioration. La révision et l’approbation simultanées sont maintenant prises en charge. Si un utilisateur procède à des modifications, le second utilisateur verra son bouton d’édition grisé s’il ou elle décide de travailler sur ce même document.

Révision et approbation par courriel. Nouveauté. Il est désormais possible pour un utilisateur de réviser et approuver un document par courriel, sans avoir à se connecter dans l’Omni-Assistant. Cette fonctionnalité est optionnelle. Si vous désirez l’activer, vous êtes invités à contacter votre représentant des ventes.

((VIDÉO APPROBATION PAR COURRIEL))

Demandes de lecture. Amélioration. Les demandes de lectures peuvent maintenant être configurées au niveau d’un répertoire ou d'un rôle.

Demandes de lecture. Amélioration. Les rôles auxquels les demandes de lecture ont été assignées peuvent maintenant être changés sans avoir besoin de créer une nouvelle version ou de renouveler un document.

Demandes de lecture. Amélioration. Le lien entre les permissions de lecture et de modification a été retiré: un utilisateur ayant une permission de modification sur un document ne recevra plus toutes les demandes de lecture à moins que ce ne soit défini comme tel.

Demandes de lecture. Amélioration. Un utilisateur doit avoir au moins une permission de visualisation pour recevoir une demande de lecture.

Demandes de lecture. Amélioration. Les demandes de lecture manuelles sont désormais indépendantes des demandes de lecture automatiques, et peuvent donc être envoyées à n’importe quel utilisateur avec des permissions de visualisation.

Demandes de lecture. Amélioration. Dans le profil de l’utilisateur, il est possible de voir tous les documents pour lesquels l’utilisateur a reçu une demande de lecture (bouton «voir les assignations»).

Permission visualisation / modification. Amélioration. Un nouvel onglet permission a été ajouté à l’écran de définition des documents, listant les utilisateurs qui ont des droits de visualisation ou de modification sur lesdits documents.

((VIDÉO PERMISSIONS))

Cartables. Nouveauté. Le concept de “Cartable” a été ajouté afin d’offrir un outil de classification de documents, recherche et impression en lot.

((VIDÉO CARTABLES))

Écran de modification de document. Correction d’erreur. Il n’est plus possible de modifier ou créer une nouvelle version de document ayant une date d’inactivation prédéfinie.

Écran de modification de document. Amélioration. L’affichage de longs noms de document ne tombe plus sur une seconde ligne. Le nom du document est dorénavant montré avec trois points à la fin lorsque le nom est trop long.

Écran de modification de document. Nouveauté. La section «Compagnie», qui était située dans l’onglet «Général» et permettait de lier le document à une seule adresse a été déplacé dans un nouvel onglet nommé «Adresse» et permet désormais la liaison entre le document et de multiples adresses et projets.

Historique de document. Amélioration. Les actions d’activation et d’inactivation d’un document sont désormais ajoutées à l’historique d’approbation du document, ainsi que les alertes qui ont été envoyées pour un document.

Avis d’édition de document. Amélioration. Les avis sont maintenant définis par document grâce à un nouvel onglet dans la page de définition du document. Ils peuvent être envoyés à tous les utilisateurs ayant une permission de visualisation sur le répertoire dans lequel se trouve le document. Les avis peuvent aussi être assignés individuellement.

Avis de changement de document. Amélioration. L’apparence de la boîte de réception d’avis de documents a été standardisée et grandement améliorée. L’écran est maintenant ajustable et s’ajustera aux différentes tailles d’écran : PC, tablettes et téléphones intelligents.

((VIDÉO AVIS DOCUMENTAIRES))

Appendices. Retiré. Le concept des annexes de document a été retiré et est remplacé par la fonctionnalité des liens.

Recherche simplifiée de documents. Nouveauté. Un filtre de compagnie / adresse a été ajouté.

Recherche avancée de documents. Nouveauté. Il est désormais possible de filtrer des documents par leur date de publication et de mise en service ainsi que leur date de retard.

Recherche avancée de documents. Nouveauté. Il est désormais possible de chercher un document grâce à leur permission d’impression.

Recherche avancée de documents. Amélioration. Il est désormais possible de rechercher un document par son propriétaire ou son type, même s’ils sont inactifs.

Recherche avancée de documents. Amélioration. Le choix « sans propriétaire » a été ajouté au champ de recherche par propriétaire.

Recherche avancée de documents. Amélioration. Les documents liés à des répertoires inactifs sont inclus dans la recherche.

Recherche avancée de documents. Nouveauté. Il est désormais possible de chercher un document par son identifiant numérique.

Options de superviseur. Amélioration. Précédemment, les superviseurs pouvaient signer toutes les demandes de lectures assignées aux membres du rôle qu’ils ou elles supervisent, même les lectures assignées à partir d’un autre rôle. Ceci a changé: un superviseur est maintenant limité aux rôles sous sa supervision.

Options de superviseur. Amélioration. Une bulle d’information a été ajoutée à côté de la section « Lectures » dans la boîte des superviseurs et instructeurs pour expliquer la signification des icônes des différentes sections.

Options de superviseur. Amélioration. Cliquer sur le diagramme dans la boîte du superviseur dans la page d’accueil emmènera le superviseur dans le tableau de bord M2 avec tous les utilisateurs listés.

((VIDÉO SUPERVISION))

Téléchargé par. Nouveauté. Les documents téléchargés par des utilisateurs peuvent maintenant être estampillés avec la date de téléchargement et le nom de l’utilisateur. Cette information apparaît dans le pied de page du document PDF.

Rapport d’historique d’approbation de document. Amélioration. Les répertoires et sous-répertoires ont été ajoutés.

Conversion PDF. Amélioration. Le bouton « Générer un PDF – Version Contrôlée » sauvegarde l’écran de modification pour éviter la perte d’options de PDF ou l’oubli du mot de passe d’impression.

Conversion PDF. Correction d’erreurs. Plusieurs problèmes de conversion de documents ont été réglés, dont celui où les images se coupaient. La mise en page du PDF est maintenant pareille à la mise en page du document original.