Version 12.21.X - Module 2: Gestion documentaire

Cette publication détaille les changements spécifiques au module 2, Gestion documentaire.

Version 12.21.180

Gestion documentaire - Révision de lecture: Amélioration. Il n'y a plus de message d'erreur affiché lorsque les résultats de recherche des lectures en révision est supérieur à 2600.

Gestion documentaire - Écran de recherche: Amélioration. Les performances de recherche avancée de document en mode gestion ont été améliorées.

Gestion documentaire - Écran de recherche: Amélioration. La recherche dans le contenu des documents (option facturable) ne s'effectue que sur les fichiers de type PDF.

Gestion documentaire - Avis de mise à jour: Amélioration. L'avis de mise à jour ou d'inactivation d'un document est désormais envoyé une seule fois. Il n'y a plus de doublons.

Version 12.21.170

Gestion documentaire: Amélioration. Lorsqu'un document est lié dans un message ou un billet, la performance d'affichage du document a été améliorée.

Gestion documentaire - Révision des lectures: Amélioration. La performance d'affichage dans la page de révision des lectures a été améliorée.

Gestion documentaire - Modification en lot: Amélioration. La performance d'affichage de la fenêtre de modification en lot des propriétaires de documents a été améliorée.

Version 12.21.160

Gestion documentaire - Modification en lot: Amélioration. L'information suivante a été ajoutée au message de la fenêtre modale qui apparait lors des modifications de propriétaire en lot: "Ce processus peut prendre plusieurs secondes. Si la boîte de message « Cette page ne répond pas » apparaît, simplement attendre la fin du processus."

Gestion documentaire - Écran de recherche: Amélioration. Dans la recherche documentaire, si tous les résultats de recherche sont situés dans un seul répertoire, ils sont tous affichés. Ils ne sont plus collapsés sous le répertoire. Par contre, si les résultats de recherche sont situés dans différents répertoires, ceux-ci sont collapsés.

Version 12.21.144

Gestion documentaire - Écran de recherche: Amélioration. Les performances des écrans de recherche documentaire ont été améliorées.

Gestion documentaire - Écran de recherche: Correction d'erreur. Le choix « Révisé » du filtre « Date » recherche les documents dont la dernière version a un historique d’approbation « Revu » dans la période de temps sélectionnée.

Version 12.21.140

Gestion documentaire - Nouveauté. Lors de l'ouverture d'un fichier à partir de l'Omni-Assistant, celui-ci n'est plus téléchargé sur le poste mais ouvert directement dans le fureteur.

Gestion documentaire - Tableau de bord utilisateur: Nouveauté. Des filtres de cartables et de répertoires ont été ajoutés à l'écran des lectures à compléter. Il permet de filtrer les lectures selon un cartable ou un répertoire précis.

Gestion documentaire - Écran d'édition: Nouveauté. La signature numérique est maintenant disponible lors de la génération de la version PDF contrôlée. Elle fait référence à la technologie d'encryption / décryption. L'encryption de la signature numérique sécurise les données associées à un document signé électroniquement, et aide à la vérification de son authenticité. Si vous le souhaitez, le logiciel QMS Omni-Assistant peut appliquer une signature numérique lors de la génération de votre version PDF, protégeant ainsi votre document contre la falsification par un tiers.

Gestion documentaire - Écran d'édition: Amélioration. Pour les bases de données avec M12 (Inspections et Audits) - Dans l'onglet "Requis", il n'est désormais plus possible de lier le document 2 fois au même requis par un double-clic.

Gestion documentaire - Leçons ENA: Nouveauté. Il n'est plus possible de créer une leçon ENA à partir de l'écran d'édition du document. L'onglet "ENA" a été retiré. Afin de créer une leçon à partir d'un document M2, il faut aller dans directement dans l'ENA.

Gestion documentaire - Écran de renouvellement: Nouveauté. Dans la section des lectures automatisées de l'écran de renouvellement (avec ou sans modification), si le type de lecture "Questionnaire" est sélectionné, la mention de compétence est retirée.

Gestion Documentaire - Modèles PDF: Amélioration. Dans le modèle PDF 7, le bloc d'en-tête est désormais centré horizontalement sur la page.

Gestion Documentaire - Modèles PDF: Amélioration. L'étiquette "Date de mise en vigueur" est affichée au complet.

Gestion documentaire - Modèles PDF: Correction d'erreur. La pagination des modèles PDF d'un document au format légal est maintenant située au bon endroit en bas de page.

Gestion documentaire - Type de document: Correction d'erreur. Lorsque le modèle 9 est choisi dans un type de document, le champ "Pied de page" reste accessible même si la case "Non-éditable" est cochée.

Gestion documentaire - Sauvegarde des documents hebdomadaire: Amélioration. Lors de la sauvegarde hebdomadaires des documents, toutes les versions de travails sont maintenant disponibles et non plus seulement les documents qui avaient une version controlée.

Gestion documentaire - Sauvegarde des documents hebdomadaire: Correction d'erreur. Il n'y a plus de fichiers des versions de travail sauvegardés en double.

Version 12.21.100

Gestion documentaire - Recherche: Nouveauté. Dans le menu de recherche de documents, une nouvelle page a été ajoutée afin de pouvoir rechercher les documents en erreur (adresse manquante dans l'écran d'édition du document par exemple).

 

Version 12.21.65

Gestion documentaire - Score: Amélioration. Le filtre "Compétence" a été retiré de l'écran de recherche des scores.

Gestion documentaire - Score: Correction d'erreur. Les dates de renouvellement des CV et licences ont été retirées dans les configurations systèmes. Elles pouvaient engendrer des différences de compte.

Gestion documentaire - Score: Correction d'erreur. Les scores affichés dans la recherche et les scores affichés dans le graphique correspondent entre eux. Ils réfèrent aux même utilisateurs.

Gestion documentaire - Tableau de bord de l'utilisateur: Amélioration. Les performances d'affichage du tableau de bord utilisateur ont été améliorées.

Gestion documentaire - Supervision des lectures: Correction d'erreur. Lorsque connecté en Administrateur Système ou Administrateur M2, le filtre "Utilisateur" montre maintenant tous les utilisateurs si le filtre "Département / rôle" est à "Tous".

Gestion documentaire - Écran de recherche: Nouveauté. Le lien entre la recherche documentaire et les lectures à compléter par un utilisateur a été retiré. Lorsqu'un utilisateur souhaite ouvrir un document dans l'écran de recherche de documents, il n'y a plus la fenêtre de lecture qui s'ouvre si le document est à lire. Les lectures à compléter ne sont accessibles que via le tableau de bord de l'utilisateur.

Gestion documentaire - Écran d'édition du document: Amélioration. Le champ "Mots-clés" dans l'écran d'édition du document a désormais une limite de 3500 caractères.

Gestion documentaire - Écran d'édition du document: Amélioration. Les fichiers avec des extensions en majuscules (.PDF,…) dans la version intermédiaire sont désormais reconnus et peuvent être utilisés pour générer la version contrôlée.

Gestion documentaire - Modèle PDF: Nouveauté. Un nouveau modèle PDF d'en-tête et pied de page est désormais disponible (modèle 9).

Gestion documentaire - Écran de renouvellement de document: Amélioration. Il n'est plus possible de double-cliquer sur le bouton "Sauvegarder" dans l'écran de renouvellement des documents. Celui-ci se grise après un clic.

Version 12.21.10

Gestion documentaire - Écran de recherche: Nouveauté. La recherche simplifiée affiche désormais que les documents publiés (pastille verte) pour lesquels l'utilisateur a la permission de visualisation. Il en est de même pour la recherche avancée en mode "Standard".

Gestion documentaire - Écran de recherche: Nouveauté. La recherche avancée en mode "Gestion" affiche la dernière version des documents (publiés et / ou en cours de révision, pastille verte ou rouge) pour lesquels l'utilisateur a la permission de modification seulement.

Gestion documentaire - Écran de recherche: Nouveauté. Le filtre "#Document" a été retiré des écrans de recherche avancée de documents. Le numéro de document peut être inscrit dans le champ "Rechercher". Le filtre "Mes Permissions" a aussi été retiré.

Gestion documentaire - Écran de recherche: Nouveauté. Dans la recherche de documents en mode "Affichage par grille", la colonne "Secteur" apparait désormais dans les résultats de recherche ainsi que dans l'export Excel.

Gestion documentaire - Écran de recherche: Nouveauté. Le filtre "Type de lecture" est désormais accessible en mode "Standard".

Gestion documentaire - Écran de recherche: Nouveauté. Un utilisateur n'a seulement accès aux documents pour lesquels il a la permission de visualiser / modifier et qui ont la même adresse que celle définie dans le rôle qui octroie cette permission. Selon les permission et adresses, il est possible qu'un utilisateur voit moins de documents qu'avant la mise à jour.

Gestion documentaire - Écran de recherche: Amélioration. Le "i" informatif a été ajusté afin de refléter le comportement du champ "Rechercher" lorsque la recherche de contenu PDF est activée.

Gestion documentaire - Écran de recherche: Correction d'erreur. Dans la recherche avancée de document, mode "Standard", le filtre "Révision requise" est grisé. L''option "Tous" est sélectionnée par défaut.

Gestion documentaire - Modification en lot: Amélioration. Le message de changement en lot de propriétaire de documents a été ajusté pour porter l'attention sur les permissions des utilisateurs.

Gestion documentaire - Répertoires: Nouveauté. La fonctionnalité des assignations de lectures par défaut est retirée de l'écran de définition des répertoires et sous-répertoires.

Gestion documentaire - Écran d'édition du document: Nouveauté. Dans l'écran d'édition du document, onglet "Permissions", les colonnes "Services" et "Secteurs" ont été remplacées par l'adresse.

Gestion documentaire - Écran d'édition du document: Correction d'erreur. Il est désormais possible de faire un renouvellement sans modification d'un document de type lien url sans obtenir de message d'erreur.

Gestion documentaire - Écran d'édition du document: Correction d'erreur. Il n'est plus possible de choisir une date dans le futur lorsque l'on rajoute une action dans l'onglet "Historique d'approbation" ainsi que via le bouton d'édition de l'historique d'approbation..

Gestion documentaire - Écran d'édition du document: Correction d'erreur. Si une version intermédiaire PDF est présente dans la fiche du document, le bouton "Générer la version contrôlée" est disponible.

Gestion documentaire - Billets d'approbation: Amélioration. Il n'est plus possible de téléverser 2 fois le même document dans un billet. Le bouton "Sauvegarder" se grise après le premier clic.

Gestion documentaire - Documents à réviser: Correction d'erreur. Le compte de document à réviser est désormais identique entre la page d'accueil et la page de recherche, quelques soient les préférences de recherche choisies dans le profil utilisateur.

Gestion documentaire - Documents à réviser: Correction d'erreur. Les comptes de documents à réviser sur la page d'accueil ne comptent qu'une seule fois les documents avec plusieurs adresses.

Gestion documentaire - Modèles PDF: Nouveauté. Un nouveau modèle de PDF est disponible pour les en-têtes et pieds de page (modèle 8).

Gestion documentaire - Modèles PDF: Correction d'erreur. Le modèle 7 affiche désormais le numéro du document (identifiant unique) dans l'en-tête.

Gestion documentaire - Modèles PDF: Correction d'erreur. Les logos dans le modèle PDF numéro 2 sont désormais de taille identique sur la première page et les pages subséquentes.

Gestion documentaire - Modèles PDF: Correction d'erreur. Si un modèle est non-éditable pour un type de document, cette configuration est conservée suite à la création d'un billet d'approbation.

Gestion documentaire - Modèles PDF: Correction d'erreur. Le titre de l'approbateur affiché dans les modèles PDF correspond à celui inscrit dans l'historique d'approbation. Il reste inchangé même si l'approbateur voit son titre évoluer.

Gestion documentaire - Modèles PDF: Amélioration. Lorsqu'un document est en format paysage, les en-têtes et pied de page s'adaptent à la dimension de la page en paysage.

Gestion documentaire - Tableau de bord: Amélioration. Un utilisateur ne peut plus avoir accès au tableau de bord d'autres utilisateurs en changeant le numéro de PK dans la barre d'adresse.

Gestion documentaire: Nouveauté. La fonctionnalité de bibliothèque virtuelle a été supprimée de l 'Omni-Assistant. Elle a été retirée des écrans de permissions M2 utilisateur, des écrans de recherche de documents, ainsi que des écrans des répertoires.

Général - Utilisateurs: Amélioration. Les utilisateurs avec les permissions de "Recherche documentaire seulement", "Recherche d'analyses seulement" ainsi que les invités ne reçoivent plus de lectures. Leur nom n'est pas disponible dans les listes pour recevoir les avis et les lectures manuelles.

Gestion documentaire - Lectures: Correction d'erreur. La fonction "Auto-révision si conforme" valide désormais sur la date de signature de la lecture et non sur la date de chargement du document.

Gestion documentaire - Lectures: Correction d'erreur. Il n'est plus possible d'envoyer des lectures en double en sauvegardant le profil utilisateur.

Gestion documentaire - Supervision des lectures: Nouveauté. Les boutons "Signer Tous" et "Afficher Tous" dans la boîte d'archive des lectures à réviser ont été retirés. La signature électronique peut être faite via le bouton "E-Sign (Réviser)" en haut de l'écran. Les lectures archivées ne sont plus sélectionnées par défaut.

Gestion documentaire - Invités: Amélioration. Lorsqu'un invité procède à une recherche documentaire, il est toujours possible de sélectionner plusieurs adresses.

Gestion documentaire: Amélioration. Les noms de propriétaires de documents qui commencent par un accent sont classés en ordre alphabétique.

 

Ce journal des modifications est une compilation de toutes les modifications apportées au Module 2: Gestion documentaire, entre les versions 11.05.160 et 12.21.180.