Version 11.05.X - Module 2: Gestion documentaire

Cette publication détaille les changements spécifiques au module 2, Gestion documentaire.

Version 11.05.150

Gestion documentaire - Supervision des lectures: Correction d'erreur. Les départements / rôles ne sont plus disponibles en sélection multiple. Seule la sélection unique est possible.

Version 11.05.130

Gestion documentaire - Écran de renouvellement de document: Correction d'erreur. Lors d'un renouvellement de document, dans la section "Lectures", le champ "Type de lecture" est obligatoire et "(Veuillez choisir)" n'est pas considéré comme un choix.

Version 11.05.120

Gestion documentaire - Supervision: Correction d'erreur. La supervision des lectures archivées est fonctionnelle.

Gestion documentaire - Supervision: Amélioration. L'affichage des lectures à autoriser s'affiche plus rapidement.

Gestion documentaire - Écran d'édition du document: Nouveauté. Lors d'une publication dans le futur, les boutons de mise à jour du document sont grisés tant que le document n'atteint pas sa date de mise en vigueur.

Gestion documentaire - Écran d'édition du document: Correction d'erreur. Lors du renouvellement d'un document, si la date de mise en vigueur est modifiée, la date d'inactivation dans le document courant publié s'ajuste en fonction.

Gestion documentaire - Hyperliens: Correction d'erreur. L'hyperlien public est désormais fonctionnel même si l'utilisateur n'est pas connecté à l'Omni-Assistant.

Gestion documentaire - Recherche de contenu PDF: Amélioration. Si l'option de recherche de contenu PDF est active dans la base de données, lors d'une recherche de documents, la case "Contenu PDF" n'est pas cochée par défaut. Pour que la recherche vérifie le contenu des PDF, la case doit être cochée.

Gestion documentaire - Recherche de documents: Nouveauté. Lorsque le résultat de recherche est de moins de 20 documents, ceux-ci sont affichés. Au-delà, les répertoires sont collapsés. Cette limite était auparavant à 100 documents.

Version 11.05.70

Gestion documentaire - Billet d'approbation documentaire: Correction d'erreur. La fonction d'édition en ligne dans les billets d'approbation documentaire est désormais fonctionnelle. L'enregistrement du document modifié se fait correctement dans le billet.

Gestion documentaire - Impression en lot: Correction d'erreur. L'impression en lot est désormais fonctionnelle.

Gestion documentaire - Indexation: Nouveauté. Il est désormais possible de souscrire à une option de recherche dans le contenu des documents PDF.

Gestion documentaire - Configurations système: Nouveauté. Il est désormais possible d'estampiller les documents qui sont imprimés en lot en activant la fonctionalité dans les configurations système.

Gestion documentaire - Documents liés: Correction d'erreur. Les fichiers avec des noms très longs sont désormais correctement affichés dans l'onglet "Liens" de la fiche d'édition d'un document.

Gestion documentaire - Lectures: Correction d'erreur. Les lectures (manuelles ou automatiques) qui ont atteint leur date de retard sont considérées en retard dans tous les différents écrans (tableau de bord, écran de supervision et rapport de lecture).

Gestion documentaire - Recherche: Correction d'erreur. Dans l'écran de recherche de document, lorsqu'on affiche l'historique d'approbation du document, toutes les versions du documents sont affichées mais seule la version courante est téléchargeable.

Gestion documentaire - Recherche: Correction d'erreur. Dans la recherche simplifiée de document, le filtre "Répertoire" est à "Tous" même si un répertoire commence par un espace ou une barre de soulignement.

Gestion documentaire - Hyperlien public: Amélioration. L'hyperlien public fonctionne désormais même si le document est estampillé.

Gestion documentaire - Écran d'édition: Amélioration. La nomenclature de la version intermédiaire a été ajustée afin que la mention "PDF" apparaisse.

Gestion documentaire - Écran d'édition: Amélioration. La rapidité de sauvegarde d'un document a été améliorée.

Gestion documentaire - Écran d'édition: Amélioration. Les boutons "Publier" et "Débuter un billet d'approbation" ne sont plus disponibles en même temps. Si un est cliqué, l'autre est grisé.

Gestion documentaire - Supervision des lectures: Amélioration. Le filtre "Département" a été renommé dans l'écran de recherche de lectures à réviser.

Gestion documentaire - Répertoires: Amélioration. Dans l'onglet "Permissions" de l'écran d'édition du répertoire, la rapidité de chargement des pages a été améliorée lorsqu'on change de page dans la liste des rôles.

Gestion documentaire - Modèle PDF: Nouveauté. Un nouveau modèle PDF est désormais accessible: modèle 7.

Version 11.05.40

Gestion documentaire: Nouveauté. Dans l'écran de recherche de document, un bouton de « modification en lot (changement de propriétaires) » a été ajouté. Il permet aux administrateurs de procéder au changement de propriétaire pour certains documents.

 

Gestion documentaire: Nouveauté. Dans la recherche de document, il est désormais possible de laisser un commentaire sur la version via une nouvelle icône.

 

Gestion documentaire - Recherche avancée de documents: Amélioration. Un utilisateur qui a des droits de création et modification sur une catégorie de documents, peut désormais voir le point d'exclamation rouge qui signale un document à réviser lorsqu'il recherche en mode « Gestion ».

Gestion documentaire - Recherche avancée de documents: Amélioration. Les options possibles pour le filtre de recherche « Impression » sont plus claires: « autorisée » ou « interdite ».

Gestion documentaire - Recherche avancée de documents: Amélioration. La performance de recherche avancée de documents en mode « Gestion » a été améliorée.

Gestion documentaire: Nouveauté. Lors de l'inactivation d'un document, un message notifiera que ce document est relié à des billets, procédures électroniques ou analyses s'il a lieu.

 

Gestion documentaire: Amélioration. Lors de l'inactivation d'un document, le titre de celui-ci sera abrégé si trop long pour apparaître dans le modal d'inactivation.

Gestion documentaire: Amélioration. Un utilisateur qui n'a pas la permission d'inactiver un document, n'a plus la possibilité d'utiliser la case "date d'inactivation" dans la fiche du document.

Gestion documentaire: Amélioration. Lors de la réactivation d'un document inactivé, le message qui apparait a été clarifié.

Gestion documentaire: Amélioration. Le bouton de suppression des lectures dans la fiche d'édition d'un document ("X" rouge) ne sera accessible qu'aux administrateurs système et administrateurs M2.

 

Gestion documentaire: Amélioration. Lorsqu'une suppression de lecture est demandée dans l'onglet "Lectures" de la fiche d'édition du document, le message affiché pour confirmer l'action a été modifié.

Gestion documentaire: Amélioration. La performance de la génération des lectures lors de la modification d'un rôle, d'un répertoire, sous-répertoire, ou dans le profil utilisateur a été améliorée.

Gestion documentaire - Lectures: Amélioration. L'inactivation d'un utilisateur retire ses lectures et les note comme "non-complétées". La réactivation d'un utilisateur inactif renvoit ses lectures avec de nouveaux délais.

Gestion documentaire - Hyperliens: Amélioration. Le nombre de caractères permis dans le champ URL pour les hyperliens a été augmenté à 2000.

Gestion documentaire - Hyperliens: Amélioration. Il est désormais possible d'ajouter un lien vers un serveur de fichiers partagés.

Gestion documentaire - Lecture avec questionnaire: Amélioration. Lorsqu'un questionnaire est relié à la lecture, manuelle ou automatique, d'un document, celui-ci ne peut plus être associé a un autre document.

Gestion documentaire - Lecture avec questionnaire: Amélioration. Lorsqu'une lecture avec questionnaire est définie, les options de suivis sont toutes disponibles.

Gestion documentaire - Rapports: Amélioration. Dans le rapport "Registre des lectures (par document)", la recherche de document par auto-complétion a été améliorée.

Gestion documentaire - Rapports: Correction d'erreur. Dans le rapport "Registre des lectures (par document)", des fautes d'orthographe dans le champ "Date" ont été corrigées.

Gestion documentaire - Rapports: Amélioration. Le rapport "Registre des documents modifiés" est retiré du centre des rapports. Les données qu'il fournissait sont extrayables via la recherche avancée de documents.

Gestion documentaire - Rapports de lecture: Correction d'erreur. Les rapports de lectures indiquent le bon terme de "Département / rôle".

Gestion documentaire - Rapports de lecture: Amélioration. Un rapport de lecture individuel est maintenant disponible à chaque utilisateur via le tableau de bord.

 

Gestion documentaire - Tableau de bord: Amélioration. Lorsqu'il y a une longue liste de compétences due à plusieurs rôles dans le tableau de bord d'un utilisateur, toutes ne seront pas affichées par défaut. Un bouton "Afficher toutes les compétences" a été ajouté afin de permettre de les voir toutes.

 

Gestion documentaire - Tableau de bord: Correction d'erreur. L'accès au tableau de bord des utilisateurs via la boîte de supervision ne génère plus de message d'erreur.

Gestion documentaire - Modèles PDF: Amélioration. Lors de la génération de la version contrôlée avec le modèle 1, l'information sur la date de révision du document est désormais indiquée dans le pied-de-page, même si le document n'est pas encore publié. Les logos de compagnies sont désormais affichés dans les en-têtes d'un document. Le pied-de-page du modèle 1 reflète le changement de nomenclature des dates de révision.

Gestion documentaire - Modèles PDF: Nouveauté. De nouveaux modèles d'en-tête et pied-de-page ont été ajoutés.

Gestion documentaire - Estampillage: Amélioration. L'estampillage d'un document préserve l'intégrité des images de la version contrôlée du document.

Gestion documentaire - Gabarits: Nouveauté. Les documents de "Gabarits" doivent être créés et placés dans un répertoire identifié. Ils pourront servir de point de départ lors de la création de nouveaux documents. Ce document sera donc "préformaté" selon le modèle choisi, et l'utilisateur n'aura plus qu'à entrer le contenu.

Gestion documentaire - Gabarits: Nouveauté. Le répertoire contenant les "Gabarits Système" est accessible mais non-éditable. Le contenu est fourni par Omnitech Innovations Inc.. Les répertoires contenant les "Gabarits" sont quant à eux, éditables par les utilisateurs qui en ont la permission.

Gestion documentaire - Gabarits: Nouveauté. Si des requis sont liés à un "gabarit", lors de la création d'un nouveau document selon ce "gabarit", les requis y seront aussi associés.

Gestion documentaire - Gabarits: Amélioration. La création d'un nouveau répertoire est affichée dynamiquement lorsqu'on recherche un gabarit pour un nouveau document.

Gestion documentaire - Configurations système: Nouveauté. La notion "Abrégé de l'identifiant" a été ajoutée dans les écrans de définitions des types de documents, répertoires, sous-répertoires et secteurs. Elle est utilisée lorsque la fonctionnalité "Auto-numérotation ID" est activée dans les configurations système. Des options supplémentaires ont été ajoutées à l'auto-numérotation (ID) lorsqu'activée dans les configurations système: choix des informations apparaissant dans l'identifiant, ordre d'apparition de ces informations dans l'identifiant.

Gestion documentaire - Configurations système: Amélioration. La configuration système de "renouvellement avec modifications mineures" reste visible en tout temps, même si elle n'est pas activée. Si la configuration de "renouvellement avec des modifications mineures" a été désactivée, la permission de renouveler avec modifications mineures dans le profil utilisateur n'est plus disponible.

Gestion documentaire - Configurations système: Amélioration. Lorsque la configuration système d'affichage de l'adresse n'est pas activée, l'onglet "Adresses" dans la fiche d'édition de document est masqué.

Gestion documentaire - Configurations système: Amélioration. La section "Générateur de version contrôlée" ainsi que le champ d'approbation documentaire par courriel dans les configurations système, ont été renommés.

Gestion documentaire - Approbation par courriel: Amélioration. Si un utilisateur doit changer son mot de passe, le modal de changement de mot de passe sera affiché avant de pouvoir procéder à l'approbation documentaire.

Gestion documentaire - Approbation par courriel: Amélioration. Le nom de la compagnie système s'affiche dans le courriel d'approbation.

Gestion documentaire: Amélioration. Il est désormais impossible de choisir une date dans le futur pour renouveler un document sans modification, avec modifications mineures ou bien dans l'historique d'approbation.

Gestion documentaire: Amélioration. Un avertissement s'affichera lors du dépassement de la taille maximale autorisée pour l'ajout d'un fichier (20mB).

Gestion documentaire: Nouveauté. La notion de "Secteur" a été ajoutée dans la fiche d'édition de document. Elle permet de lier un document à un secteur. Cette notion a aussi été ajoutée comme filtre dans les écrans de recherche de documents.

Gestion documentaire: Amélioration. Lors d'un changement de répertoire, un modal s'ouvre pour signaler le changement. Un bouton "OK" a été ajouté à cette fenêtre afin de pouvoir la fermer.

Gestion documentaire: Amélioration. L'ordre alphabétique de classement ne considère plus les majuscules et les accents.

Gestion documentaire: Amélioration. Certaines performances ont été améliorées dans la module de Gestion Documentaire.

Gestion documentaire: Nouveauté. Les paramètres de lecture définis dans le type de document seront automatiquement "pré-remplis" dans la fiche du document.

Gestion documentaire: Amélioration. Il est désormais possible de sélectionner plusieurs fichiers à la fois afin de les ajouter. Une fonctionnalité de "Glisser-déposer" a aussi été ajoutée dans le fureteur Chrome seulement afin d'ajouter des fichiers.

Gestion documentaire: Amélioration. Changement de nomenclature pour remplacer la notion de "Intervalle de renouvellement" pour "Intervalle de révision", "Alertes et retard" pour "Révision", et "Date de retard" pour "Prochaine date de révision".

Gestion documentaire - Type de documents: Nouveauté. La sélection des modèles de PDF se fait désormais selon le type de document.

Gestion documentaire: Amélioration. La nomenclature des règles de lecture et des règles de révision a été modifiée.

Gestion documentaire: Amélioration. Il y a désormais un lien dynamique entre le modal de suivi de lecture situé dans la fiche d'édition du document et l'écran de révision des lectures.

Gestion documentaire: Amélioration. Le renouvellement sans modification d'un document va générer un nouveau numéro de document ainsi qu'un numéro de version à 3 niveaux (ex: v.2.0.1).

Gestion documentaire: Amélioration. Le nombre de caractères a été augmenté dans la fonctionalité de prévention d'impression dans la boîte de génération de la version contrôlée d'un document.

Gestion Documentaire: Amélioration. Un avertissement a été ajouté afin de prévenir l'utilisateur que la publication de son document est dans le futur, selon la date de mise en vigueur qu'il a choisi.

Gestion documentaire: Amélioration. Un titre de document long apparaîtra avec "…" si la description dépasse la limite d'affichage dans les modaux de visualisation de lectures.

Gestion documentaire - Cartables: Amélioration. Un administrateur M2 peut désormais créer des cartables, les associer à des documents, les inactiver.

Gestion documentaire - Révision des lectures: Amélioration. La performance de la recherche de lectures à réviser a été améliorée lorsque beaucoup de départements / rôles sont sélectionnés.

 

Ce journal des modifications est une compilation de toutes les modifications apportées au Module 2: Gestion documentaire, entre les versions 10.01.20 et 11.05.150.